Algemene vergaderingen: oproepingen, stemmen en notulen conform
Bereid uw AV's van mede-eigendom voor, houd ze en sluit ze foutloos af. Automatische berekening van meerderheden en quorum, notulen conform het Belgisch Burgerlijk Wetboek (boek 3).
Wat is een algemene vergadering van mede-eigendom?
De algemene vergadering (AV) is het soevereine orgaan van de vereniging van mede-eigenaars (VME): zij neemt alle belangrijke beslissingen over het gebouw — goedkeuring van de rekeningen, begroting, werken, aanstelling van de syndicus, wijziging van het reglement. In België moet elke mede-eigendom minstens één gewone algemene vergadering per jaar houden, tijdens de in het reglement vastgelegde periode (art. 3.87 Burgerlijk Wetboek).
De syndicus roept de AV samen, stelt de agenda op, waakt over de meerderheids- en quorumregels en stelt vervolgens de notulen op. Een laattijdige oproeping, een onvolledige agenda, een verkeerd berekende meerderheid of niet-tijdig betekende notulen kunnen een beslissing aanvechtbaar maken voor de vrederechter.
Daar komt Syndic24 in beeld: de tool beveiligt elke stap — van de agenda tot de berekening van quorum en meerderheden, tot de notulen. De wettelijke termijnen (15 dagen, 30 dagen, 4 maanden) worden op de documenten vermeld.
Waarom de AV zonder aangepaste tool een uitdaging is
- ✕Wettelijke termijnen (oproeping, kennisgeving notulen) makkelijk te missen
- ✕Complexe meerderheden: volstrekt, 2/3, 4/5, unanimiteit naargelang de beslissing
- ✕Quorum te controleren op de aandelen ÉN het aantal mede-eigenaars
- ✕Volmachten en stemdelegaties correct te tellen
- ✕Notulen op te stellen, binnen 30 dagen te betekenen en te archiveren
- ✕Een vormfout = beslissing 4 maanden lang aanvechtbaar
Conforme oproepingen
Oproeping (PDF) met gestructureerde agenda, die herinnert aan de wettelijke verzendtermijn van 15 dagen (behalve bij dringendheid). Verzending per e-mail aan alle mede-eigenaars.
Meerderheden & quorum automatisch
De software berekent live het quorum (aandelen + aantal mede-eigenaars) en de vereiste meerderheid per punt: volstrekt, 2/3, 4/5 of unanimiteit.
Stemmen & vertegenwoordiging
Invoer van stemmen per punt, nominatieve stem gewogen op de aandelen, en beheer van vertegenwoordigingen (een mede-eigenaar vertegenwoordigd door een ander via volmacht).
Notulen
Generatie van de notulen met elke beslissing, het stemresultaat en de bereikte meerderheden, per e-mail verzonden aan de mede-eigenaars met herinnering aan de wettelijke termijn van 30 dagen.
Schriftelijke raadplegingen
Beslissingen via schriftelijke raadpleging tussen twee AV's, binnen het wettelijk kader (unanimiteit vereist).
Automatische wettelijke hoofding
Ondernemingsnummer van de VME (art. 3.86 §1) en verplichte vermeldingen automatisch op uw oproepingen en notulen.
AV op afstand of hybride
Houd de vergadering fysiek, op afstand of hybride: voeg een videoconferentielink (Teams, Meet, Zoom) toe aan de oproeping, met de vereiste wettelijke vermelding (art. 3.87 §1).
Standaardbesluiten
Voor de gewone AV zijn de gebruikelijke besluiten (goedkeuring rekeningen en begroting, kwijting syndicus, reservefonds, mandaat syndicus) vooraf ingevuld.
De meerderheden op de algemene vergadering: concrete voorbeelden
De vereiste meerderheid hangt af van de aard van de beslissing. Syndic24 toont ze automatisch per agendapunt. Enkele typische voorbeelden:
| Vereiste meerderheid | Voorbeelden van beslissingen |
|---|---|
| Volstrekte meerderheid (50 % +1 van de aanwezige/vertegenwoordigde stemmen) | Goedkeuring rekeningen, begroting, aanstelling/afzetting syndicus, klein onderhoud |
| Meerderheid van 2/3 | Werken aan de gemeenschappelijke delen (niet wettelijk opgelegd), wijziging statuten, syndicuscontract |
| Meerderheid van 4/5 | Wijziging van de verdeling van de aandelen, heropbouw van het gebouw, ingrijpende verbouwingen |
| Unanimiteit | Beslissingen over de bestemming van het gebouw of bepaalde wijzigingen van aandelen |
Voorbeeld: om het dak (gemeenschappelijk deel) te renoveren is een 2/3-meerderheid vereist. Met 1.000 aandelen in totaal en 800 aanwezig/vertegenwoordigd zijn minstens 534 stemmen vóór nodig (2/3 van 800). Syndic24 toont deze drempel live en geeft aan of de beslissing is aangenomen.
De wettelijke termijnen die u niet mag missen
De volledige AV-cyclus, stap voor stap
Agenda voorbereiden
Voeg de te bespreken punten toe. De software herinnert aan de verplichte punten en koppelt de vereiste meerderheid aan elk punt.
Mede-eigenaars oproepen
Generatie van de oproeping (PDF) en groepsverzending per e-mail. U kunt documenten koppelen aan de agendapunten; zodra de oproeping verzonden is, wordt de agenda vergrendeld.
De vergadering houden
Aftekening van aanwezigen en vertegenwoordigden, invoer van volmachten, stemming per punt. Quorum en meerderheden live berekend.
Notulen opstellen en versturen
De notulen worden gegenereerd en per e-mail aan de mede-eigenaars verzonden, met herinnering aan de wettelijke termijnen (kennisgeving binnen 30 dagen, betwisting mogelijk gedurende 4 maanden).
Veelgestelde vragen over de algemene vergadering
Alles inbegrepen
Serene en conforme algemene vergaderingen
7 dagen gratis proefperiode, zonder creditcard.
Gratis starten